Правові, економічні та організаційні основи діяльності у сфері Державного земельного кадастру визначає Закон України «Про Державний земельний кадастр» від 7 липня 2011 року № 3613-VI.
Процедуру та вимоги щодо ведення Державного земельного кадастру визначає Порядок ведення Державного земельного кадастру затверджений Постановою КМУ від 17.10.2012 року № 1051 «Про затвердження Порядку ведення Державного земельного кадастру».
Внесення відомостей до Державного земельного кадастру і надання таких відомостей здійснюються державними кадастровими реєстраторами територіальних органів Держземагентства.
Зазвичай працює три кадастрові реєстратори, кожен з яких:
- здійснює реєстрацію заяв про внесення відомостей до Державного земельного кадастру, надання таких відомостей;
- перевіряє відповідність поданих документів вимогам законодавства;
- формує поземельні книги на земельні ділянки, вносить записи до них, забезпечує зберігання таких книг;
- здійснює внесення відомостей до Державного земельного кадастру або надає відмову у їх внесенні;
- присвоює кадастрові номери земельним ділянкам;
- надає відомості з Державного земельного кадастру та відмову у їх наданні;
- здійснює виправлення помилок у Державному земельному кадастрі;
- передає органам державної реєстрації речових прав на нерухоме майно відомості про земельні ділянки.
Відповідно до ст. 24 ЗУ «Про Державний земельний кадастр» державна реєстрація земельної ділянки здійснюється при її формуванні шляхом відкриття Поземельної книги на таку ділянку.
Під час державної реєстрації земельної ділянки здійснюється:
1) державна реєстрація обмежень у використанні земельної ділянки, що існують на момент державної реєстрації земельної ділянки;
2) внесення до Державного земельного кадастру відомостей про обмеження у використанні земель, безпосередньо встановлені законами та прийнятими відповідно до них нормативно-правовими актами.
Державна реєстрація земельної ділянки здійснюється за заявою:
1) особи, якій за рішенням органу виконавчої влади, органу місцевого самоврядування надано дозвіл на розроблення документації із землеустрою, що є підставою для формування земельної ділянки у разі її передачі у власність чи користування із земель державної чи комунальної власності, або уповноваженої нею особи;
2) власника земельної ділянки, користувача земельної ділянки державної чи комунальної власності (у разі поділу чи об'єднання раніше
сформованих земельних ділянок) або уповноваженої ними особи;
3) органу виконавчої влади, органу місцевого самоврядування (у разі формування земельних ділянок відповідно державної чи комунальної власності).
Для державної реєстрації земельної ділянки Державному кадастровому реєстраторові, який здійснює таку реєстрацію, необхідно подати:
1) заяву про державну реєстрацію земельної ділянки;
2) оригінал погодженої відповідно до законодавства документації із землеустрою, яка є підставою для формування земельної ділянки (разом з позитивним висновком державної експертизи землевпорядної документації у разі, коли така документація підлягає обов'язковій державній експертизі землевпорядної документації);
3) електронний документ;
4) документ, що підтверджує оплату послуг з державної реєстрації земельної ділянки.
Відповідно до Постанови КМУ від 01.08.2011 р. № 835 «Деякі питання надання Державним агентством земельних ресурсів та його територіальними органами адміністративних послуг» розмір плати за державну реєстрацію земельної ділянки становить 65 грн.
Державний кадастровий реєстратор протягом 14 календарних днів з дня реєстрації відповідної заяви перевіряє відповідність поданих документів вимогам, передбаченим чинним законодавством.
За результатами перевірки Державний кадастровий реєстратор:
ü здійснює державну реєстрацію земельної ділянки;
ü приймає рішення про відмову у державній реєстрації земельної ділянки.
Рішення про відмову приймається кадастровим реєстратором у разі:
1) невідповідності поданих документів вимогам законодавства;
2) розташування в межах земельної ділянки, яку передбачається зареєструвати, іншої земельної ділянки або її частини;
3) розташування земельної ділянки на території дії повноважень іншого Державного кадастрового реєстратора;
4) подання заявником документів не в повному обсязі.
Після прийняття органом державної влади чи органом місцевого самоврядування рішення про затвердження документації із землеустрою та надання територіальному органові Держземагентства засвідченої копії такого рішення Державний кадастровий реєстратор протягом двох робочих днів з моменту її отримання вносить відповідні відомості до Поземельної книги.
Після отримання від органу державної реєстрації прав інформації в порядку інформаційного обміну Державний кадастровий реєстратор протягом двох робочих днів з моменту її отримання вносить інформацію про власників, користувачів земельної ділянки відповідно до даних про зареєстровані речові права у Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно до Поземельної книги.