• 0

Автоматизация делопроизводства — шаг навстречу эффективности

Все вокруг нас развивается семимильными шагами. То, что еще вчера было эффективно, сегодня уже не дает нужных результатов. Каждая компания ощущает на себе влияние конкуренции и серьезных современных требований, поэтому вопрос о повышении эффективности работы встает рано или поздно перед любым бизнесом. Сегодня много сказано о процессе автоматизации. На него возлагаются большие надежды, а те, кто уже опробовал на себе все прелести информационных технологий, вряд ли от них откажутся.


Почему организации выбирают автоматизацию делопроизводства?


Сейчас автоматизация делопроизводства проводится во многих организациях, поскольку уже доказала свою эффективность. Среди основных преимуществ этого процесса можно назвать следующие:



  • Снижение временных затрат на выполнение одинакового объема работы. Особенно это касается работы с документами. В больших компаниях довольно сложно работать с бумагами. Ведь в этом случае даже поиск одного какого-то документа превращается в серьезную задачу. А вот автоматизация документооборота позволяет работать с любым объемом информации, сохраняя все в памяти столько, сколько это потребуется. Особенностью автоматической системы является возможность задать любые параметры поиска. Также для работы с документами предусмотрены разные виды шаблонов, которые значительно упрощают процесс создания новых бумаг.

  • Осуществление более простого контроля над процессом работы с документами. Этот пункт наиболее актуален для руководителя, который может прослеживать ситуацию лично даже при большом количестве сотрудников.

  • Качественная систематизация всей имеющейся информации. Все документы, действующие в рамках компании, можно распределить по категориям. Это удобно как для формирования личных дел, так и для любых других задач.


Сложности внедрения автоматизации производства


Хоть автоматизация управленческой деятельности и имеет множество преимуществ, на первом этапе ее внедрение может проходить сложно. Причиной становится консерватизм работников. Чаще это подчиненные, но нередко все упирается и в консерватизм руководителя. В этом случае важно понять, что описанные новшества — это не просто дань времени. Это реальная возможность улучшить процесс работы, добиться более высоких результатов.


Чтобы автоматизация не стала стрессом для людей и производства, проводить процесс нужно постепенно, попутно обучая персонал и администрацию к новому виду работы. Важно в этом случае объяснять людям эффективность решения, указывать на преимущества, подтверждая их конкретными примерами.

06.03.2014 14:12
Якщо знайшли помилку - повідомте нам, виділіть її та натисніть Ctrl+Enter