Папір офісний для друку та листи становить не менше половини виробництва паперової продукції в країні. Целюлозно-паперова промисловість – третій за величиною споживач енергії, який використовує більше води для виготовлення тони продукції, ніж будь-яке інше виробництво. А також є одним із найбільших світових джерел викидів парникових газів.

Особливо велика витрата посідає паперові версії документів у офісах. Керівництво компаній паперову продукцію відносить до витратних матеріалів. Якщо провести розрахунок витрат за папір, стає зрозуміло, куди йде більшість коштів, виділених на канцтовари. Але зробивши лише кілька кроків, спрямованих на скорочення витрати паперу, можна не просто заощадити гроші, а й уберегти ліси від вирубки.

Що дає економія паперу

Згідно з дослідженнями, витрата паперу на людину, яка займається офісною роботою, становить 45 аркушів на день, а це не менше 5 вирубаних дерев на рік. Співробітники мало замислюються над тим, як економити папір. Адже витрати на закупівлю канцтоварів їм не доводиться виділяти із власних коштів.

В результаті роздруковуються чернетки наказів, багато паперових документів виявляються незатребуваними і утилізуються, розсилаються листи, які ніхто не читає. А хтось навіть використовує чисті аркуші, щоби розкласти на них свій обід. Якщо ж вдасться зменшити витрату паперової продукції, це позитивно вплине на навколишнє середовище і допоможе заощадити фірмі гроші.

Переваги економії паперової продукції:

• Скорочення вирубування лісів.

• Економія води.

• Зменшення забруднення навколишнього середовища від виробництва та вторинної переробки.

• Запобігання незаконній вирубці дерев.

Але якщо Ви не дуже турбуєтесь про природу, подумайте, скільки витрачається коштів на паперову продукцію у Вашому офісі і додайте додаткові витрати на друк — чорнило для картриджа, амортизацію техніки.

Як заощаджувати папір в офісі

В останні роки стали популярними в цивілізованому світі безпаперові офіси, де використання друкованої продукції зведено практично до нуля. Оптимізація витрат друку дозволяє заощадити гроші та підвищити безпеку зберігання документів, які надійно зберігаються на електронних пристроях.

І якщо у планах скоротити витрати на офісне приладдя, застосовуйте наступні поради щодо економії паперу.

1. Використовуйте двосторонній друк.

Якщо роздруковуються інструкції для працівників, внутрішні накази, розпорядження, необов'язково друкувати такі документи на одній стороні паперового аркуша. Якщо використовувати двосторонній друк, витрата паперу в офісі зменшиться вдвічі.

2. Перевіряйте документи на помилки перед друком.

Переконайтеся, що текст повністю відкоригований і зроблений у потрібному форматі, перш ніж його надрукувати. Інакше доведеться передрукувати аркуші з помилками або повністю весь текст, якщо виявиться, що шрифт не того розміру або неправильно зробили відступи від країв сторінки.

3. Повторне використання макулатури.

В офісі зазвичай викидається багато документації, що втратила актуальність. Як правило, ці листи заповнені лише з одного боку. Замість того, щоб відправляти на утилізацію непотрібні документи, краще розрізати їх на кілька частин і роздати співробітникам, щоб використали для нотаток. Спочатку цей крок може здатися незначною економією, але згодом Ви його гідно оціните, коли скоротяться витрати на блокноти, стікери, блоки для записів.

4. Зберігайте всі документи в електронному вигляді.

Значно скоротиться витрачання паперової продукції, якщо не роздруковуватимете всі документи, які потрібно архівувати. Створюйте резервні електронні копії, використовуйте місце у хмарному сховищі, якщо побоюєтеся за втрату важливих даних. Зберігання документації в цифровому форматі допоможе заощадити на друку кошти, так і час на роздрук, а також місце для зберігання паперової документації.

5. Скоротіть потік паперової документації з партнерами, клієнтами, банками.

Замість надсилання друкованих запитів на купівлю та замовлення продукції перейдіть на електронні транзакції. Відмовтеся від паперових чеків, рахунків, перейдіть на інтернет-банкінг. Замість поштових розсилок користуйтеся електронною поштою. Розгляньте можливість використання програмного забезпечення для електронного підпису, щоб звести до мінімуму необхідність підписувати та пересилати документи поштою або факсом. Забудьте приказку чиновників і бюрократів: «що більше паперу, то чистіше…». У сучасних реаліях вона неактуальна.

6. Проводьте ділові заходи у цифровому режимі.

Відмовтеся від складання бюлетеня запланованого заходу та надішліть співробітникам електронні листи із запрошенням на конференцію. Якщо немає можливості запросити когось електронною поштою, не забувайте про традиційні альтернативи — можна скористатися телефоном або просто зайти в кабінет і повідомити про захід.

Розміщуйте правила внутрішньої політики компанії на корпоративному сайті, куди встановіть доступ до всіх працівників. Проводьте зустрічі в електронному форматі без паперових протоколів. Для презентацій придбайте проектор, де відбуватиметься показ слайдів та інших презентаційних матеріалів.

7. Мотивуйте працівників скорочувати кількість друкованої документації.

Ведіть аналіз витрати паперу для вимірювання кількості друкованих копій, за які Ваші працівники звітуватимуть кожного місяця. Це знання мотивуватиме їх скорочувати витрати на роздрук особистих документів та створення ксерокопій для своїх потреб. Проводьте конкурси з просування меншої кількості друкованих видань із заохоченням найекономнішого працівника місяця. Проведіть також конкурс серед співробітників на тему: «Як ми можемо економно використовувати папір» та нагородіть найкреативнішого учасника.

Друкуйте правильно

Якщо Вас хвилює економія паперу в офісі, то друкувати якнайменше — це очевидний вибір. Коли для друку потрібно тільки зробити пару кліків мишею, а принтер знаходиться на відстані витягнутої руки, з'являється спокуса друкувати все поспіль.

Зупиніться на мить і подумайте, чи потрібно роздрукувати інструкцію, чек або документ. Якщо роздруковані матеріали через деякий час планується відправити до скриньки, краще утримайтеся від друкування та знайдіть інший спосіб донесення інформації до адресата.