• 0

Как подготовиться к проведению конференции

Как подготовиться к проведению конференцииСегодня в бизнесе модно проводить конференции на самые различные темы. И организация и проведение конференций – важный элемент в становлении и развитии любой компании. Благодаря таким мероприятиям можно существенно расширить круг своих деловых партнеров и контрагентов, донести до них важную информацию, зарекомендовать себя в глазах и гостей, и своих сотрудников с лучшей стороны.

Приготовление к проведению любой конференции, даже если количество участников ограничено, необходимо со всей надлежащей тщательностью. Каждый этап будущего мероприятия необходимо продумать до мелочей. По каждому из направлений конференции определить круг ответственных за их подготовку лиц. Обязательно определить конференц-зал, в котором будет проходить запланированное мероприятие.

С чего начать?



Как правило, подготовка конференции разбивается на несколько основных этапов.

На начальном этапе определяется основная идея будущего мероприятия. Именно вокруг нее должны готовиться любые выступления, доклады и дискуссии. Идея и способы ее воплощения должны объяснить каждому из участников цель ее проведения.

Следующим этапом будет разработка плана будущей конференции. Это важно и в том случае, если сроки ее проведения ограничены одним днем, и особенно важно, если мероприятие рассчитано на несколько дней. В планировании не может быть мелочей. Необходимо учесть всё: и деловые блоки конференции, и перерывы на обед и ужин, и проведение кофе-брейков, и развлекательную программу.

Спланировать по времени



Каждый этап конференции необходимо спланировать по времени. После каждого выступления обязательно нужно уделить время на вопросы и ответы. При этом важно учесть возможность всевозможных накладок. Ведь общеизвестно, что на подобных мероприятиях очень часто выступающие участники выходят за рамки регламента, отчего от каких-то этапов приходится отказываться вовсе, какие-то – сокращать.

После этого требуется определить состав участников и гостей будущего мероприятия. После этого организатор должен направить каждому персональное приглашение. При этом участник, которому предлагается выступление по определенной теме, должен являться признанным специалистом по поднимаемому вопросу, чья компетенция является общепризнанной.

И на следующем этапе организаторы определяются с бюджетом конференции. Определяют его общий размер и источники финансирования. Для развлекательных мероприятий нередко находят спонсора, которому по силам взять на себя «непрофильные» расходы…
06.02.2021 19:56
Якщо знайшли помилку - повідомте нам, виділіть її та натисніть Ctrl+Enter