Локация играет важную роль в подготовке мероприятия. Как бы не была продумана развлекательная программа ивента, какие бы спикеры/ведущие не были приглашены, если вы выберете неправильное место, гости останутся разочарованными.

Что нужно уточнить о локации?

Выбирая локацию, узнайте некоторые важные пункты:

Для чего предназначен зал?

Можно сказать, что каждая локация предназначена для ряда похожих по тематике мероприятий. Например, если вас интересует зал для корпоратива, то вероятно, помещение должно быть просторным, без наличия столов/стульев (как в обучающих залах), интерьер же будет более светским, возможно, с необычными декоративными элементами.

Если вам нужно провести тренинг, тут все наоборот. Вам будет нужна локация со спокойным интерьером, который не отвлекает внимания от обучения. Наличие удобной мебели, флипчартов и т д., является обязательным требованием.

Есть ли зона для кофе-брейка?

Редко когда мероприятие обходится без кофе-брейка или фуршета. Поэтому узнайте, есть ли на локации такое место, где можно организовать прием пищи. Также заранее узнайте, предоставляет ли компания, у которой вы арендуете помещение, услуги кейтеринга. Это крайне удобно, так как вам не придется беспокоиться о закупке продуктов, приготовлении еды, найме раздатчицы и т.д.

Есть ли необходимое техническое оснащение?

Обладает ли локация нужным количеством проекторов, усилителей звука, экранов, микрофонов и т.д. Предоставляет ли компания техническую поддержку на мероприятии или вам будет нужно нанимать тех.работников самостоятельно? Также попроситесь заранее проверить работоспособность всей техники, чтобы избежать непредвиденных ситуаций непосредственно во время ивента.

Есть ли парковка?

С одной стороны может показаться, что происходящее за пределами локациями не должно интересовать организатора. На самом деле, это не так! Ивент-менеджер должен позаботиться о своих гостях задолго до того, как они переступят порог конференц-зала. Поэтому не забывайте, что аренда зала для презентации, тренинга или любого другого формата мероприятия должна учитывать наличие парковки. Поверьте, когда гости будут по полчаса искать, где бы оставить автомобиль, настроение у них будет изрядно подпорчено, что однозначно скажется на впечатлениях от всего мероприятия.

Процесс выбора места для обучения является первым и, возможно, самым ответственным шагом в планировании вашего мероприятия, поэтому так важно задавать правильные вопросы и искать ответы, которые лучше всего проинформируют вас о выборе места проведения.