• 0

Чеки от гостиницы: подлинные документы или экономия?

Взять чеки в гостинице СПб или сэкономить, купив документы за проживание?


Буква закона обязывает работодателя оплачивать гостиничные затраты командированного специалиста, если он привез документы за проживание в отеле. Но...

Чеки от гостиницы должны быть подлинными и строго соответствовать законодательным требованиям. Например, на лицевой стороне кассовой квитанции, заверенной печатью, непременно пропечатываются:


  • 6-значный номер и серия чека

  • Наименование отеля

  • Юридический адрес и ИНН


В комплекте идут и другие бумаги, подтверждающие факт пребывания человека в номере: акт по гостиничным услугам, прайс по номерному фонду, счет.

ВАЖНО: В документах за проживание обязательно прописывают данные постояльца: от полного ФИО и места работы до периода нахождения в гостинице. Такая уникализация лишает человека возможности взять чужие квитанции и предъявить их в качестве собственных.

Подлинность документов из отеля – НЕ прихоть бухгалтерии


Многие считают свою компанию чрезмерно придирчивой к оригинальности предъявленных чеков. Но...

Только бухгалтера понимают, что липовая документация выйдет боком при налоговой проверке – потому тщательно проверяют каждую бумажку, приложенную к авансовому отчету.

По статистике около 8% командированных специалистов привозит из служебной поездки поддельные документы (и за проживание, и за прочие расходы, которые могут оплатить). Они покупают их в переходах метрополитена, не задумываясь о последствиях для себя (а тем более, своего начальства).

В таких реалиях внимательность бухгалтерии вполне объяснима!

В каких случаях и где можно покупать чеки за проживание?


Стоимость гостиничного номера порой выходит за рамки выделенного лимита в 2000 руб. (такая цифра стандартна для России). Если удастся найти номерок по этой цене, то о комфорте можно забыть. Так у людей возникает желание снять более уютные апартаменты или остановиться у родни.

На этом этапе появляется возможность сэкономить деньги не для организации, а для себя... Но для отчета необходимы документы за проживание с чеками из гостиницы, в которую по факту заселения не было.

Вот тут-то те 10% (о них упоминалось выше) идут по пути наименьшего сопротивления и обращаются к мошенникам. Хотя лучше действовать иначе:


  1. Найти компанию, представляющую действующий отель в Петербурге

  2. Заказать подлинный чек от гостиницы с занесением ваших данных в базу постояльцев

  3. Проверить, чтобы на квитанции был QR-код, верные даты, ваши ФИО и сумма оплаты


Такая документация никогда не вызовет сомнений у бухгалтера и претензий от ФНС.


Умных вам командировок...

04.12.2018 14:45
Якщо знайшли помилку - повідомте нам, виділіть її та натисніть Ctrl+Enter